Regulamin usługi HelpBok

Ostatnia aktualizacja: 12 listopada 2026 · wersja 2026-11-12

Wersja robocza. Ten dokument czeka na przegląd prawny i może się zmienić przed startem sprzedaży.

Drukuj / zapisz jako PDF

Postanowienia ogólne

1. Ten regulamin określa zasady korzystania z usługi HelpBok: internetowego Biura Obsługi Klienta (panel konsultantów, portal dla klientów, odbiór zgłoszeń z poczty e-mail), udostępnianej w modelu abonamentowym pod adresem helpbok.pl.
2. Usługę świadczy operator, którego dane są podane poniżej (dalej: „Operator”).

devBACK
NIP: 748 152 92 31
ul. Matejki 12, 56-500 Syców
ul. Sopocka 21/5, 50-344 Wrocław
e-mail: kontakt@devback.it (formularz kontaktowy), tel. +48 512 333 485

1. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców (osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób prawnych i jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi), którzy korzystają z niej w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową. Konsumenci nie mogą zakładać kont.
2. Zakładając konto, osoba działająca w imieniu firmy oświadcza, że jest uprawniona do jej reprezentowania albo do zawarcia umowy w jej imieniu.
3. Regulamin jest udostępniany bezpłatnie pod stałym adresem https://helpbok.pl/regulamin w postaci, którą można pobrać, wydrukować i zapisać jako PDF.
4. Umowa o korzystanie z usługi zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia rejestracji (sekcja „Zakładanie konta i potwierdzenie e-mail”) i obejmuje ten regulamin wraz z załącznikiem nr 1.

Definicje

Klient

przedsiębiorca, który założył konto firmy w usłudze.

Konto firmy (BOK)

wydzielone środowisko Klienta w usłudze: własna baza danych, własny adres, panel konsultantów i portal dla klientów Klienta.

Właściciel

osoba, która założyła konto firmy i ma w nim rolę administratora; Klient odpowiada za jej działania i za zarządzanie dostępem pozostałych osób.

Konsultant

osoba upoważniona przez Klienta do obsługi zgłoszeń w panelu (pracownik lub współpracownik Klienta).

Użytkownik końcowy

klient Klienta, który zgłasza sprawy przez portal albo e-mail.

Plan

zestaw modułów i limitów opisany w katalogu planów, w tym plan darmowy (Basic).

Moduł

funkcja usługi włączana planem albo dodatkiem (np. portal klienta, powiadomienia push, API).

Dodatek

płatne rozszerzenie planu o moduł lub wyższy limit.

Okres rozliczeniowy

miesiąc albo rok, zależnie od planu.

Należność

kwota do zapłaty za Okres rozliczeniowy lub Dodatek, wystawiona w panelu platformy.

Dane Klienta

wszystkie treści i dane wprowadzone do konta firmy przez Klienta, Konsultantów i Użytkowników końcowych (zgłoszenia, wiadomości, załączniki, dane kontaktowe).

Zakładanie konta i potwierdzenie e-mail

1. Konto firmy zakłada się samodzielnie w formularzu na stronie platformy: podając nazwę firmy, wybrany adres BOK, imię i nazwisko oraz adres e-mail Właściciela, hasło i akceptując regulamin oraz zapoznając się z polityką prywatności.
2. Adres BOK ma postać nazwa.helpbok.pl. Nazwa musi być wolna, składać się z małych liter, cyfr i pojedynczych myślników oraz nie może być zarezerwowana (np. nazwy techniczne i marki Operatora). Operator nie obsługuje domen własnych Klientów.
3. Po wysłaniu formularza Operator wysyła na adres Właściciela wiadomość z jednorazowym linkiem, ważnym 24 h. Do czasu potwierdzenia nie powstaje konto firmy ani baza danych. Link otwiera stronę z przyciskiem potwierdzenia; dopiero jego użycie zakłada konto.
4. Niepotwierdzona rejestracja wygasa po upływie ważności linku, a zapisane dla niej dane (w tym skrót hasła) są usuwane. Osoba, na której adres wysłano link wbrew swojej woli, może anulować rejestrację na stronie potwierdzenia.
5. Jeden adres e-mail może być Właścicielem tylko jednego konta firmy założonego przez formularz.
6. Konto jest udostępniane po zakończeniu przygotowania środowiska (zwykle po kilku minutach). Stan przygotowania widać na stronie wyświetlanej po potwierdzeniu.
7. Klient odpowiada za prawdziwość danych, za zachowanie poufności haseł oraz za wszystkie działania wykonane z użyciem kont jego Konsultantów.

Plan darmowy, plany płatne, limity, moduły i dodatki

1. Konto firmy działa początkowo na planie darmowym (Basic), bez opłat i bez zobowiązania do wykupienia planu płatnego.
2. Plany płatne, ich ceny, okresy rozliczeniowe, moduły i limity (np. liczba aktywnych Konsultantów, liczba skrzynek e-mail, liczba zgłoszeń w miesiącu) są opisane w katalogu planów i w panelu Klienta w sekcji „Plan i rozliczenia”. Obowiązują wersje planu, które Klient wybrał; późniejsza zmiana cennika nie zmienia warunków istniejącej subskrypcji bez zgody Klienta.
3. Po przekroczeniu limitu usługa blokuje czynność, która by go przekroczyła (np. dodanie kolejnego Konsultanta), i informuje o tym w panelu. Dane już zapisane nie są usuwane.
4. Operator może zmienić limity planu darmowego oraz zakres modułów w tym planie, powiadamiając Klientów e-mailem z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Zmiana nie narusza praw już nabytych w opłaconym Okresie rozliczeniowym.
5. Moduły można dokupić jako Dodatki. Dodatek zaczyna obowiązywać od kolejnego Okresu rozliczeniowego, a jego okres rozliczeniowy jest taki sam jak planu.
6. Operator może czasowo przyznać Klientowi dostęp do modułu poza planem; dostęp ten wygasa z upływem wskazanego terminu.
7. Limity liczby aktywnych Konsultantów i skrzynek e-mail są twarde: po ich osiągnięciu nie można dodać kolejnego Konsultanta ani skrzynki, ale można zmniejszyć ich liczbę, a dane zostają. Limit liczby zgłoszeń w miesiącu jest miękki: Operator nigdy nie odrzuca ani nie gubi zgłoszeń przychodzących od Użytkowników końcowych (portal, e-mail, API). Przy 80% i 100% limitu Właściciel dostaje powiadomienie w panelu i e-mail, po jednym na próg i miesiąc, a panel „Plan i rozliczenia” pokazuje zużycie i propozycję wyższego planu.
8. Plan może być rozliczany po aktywnych Konsultantach (standard) albo, w wariancie oferowanym przez Operatora, po zgłoszeniach w miesiącu. Wariant wybiera Właściciel; jego zmiana jest zmianą planu i obowiązuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego.
9. Plan płatny może mieć cenę za okres miesięczny i roczny. Cena roczna jest ustalana przez Operatora, a zniżka względem 12 miesięcy jest pokazywana przy zakupie. Wybór okresu następuje przy zakupie.
10. Właściciel może jednorazowo (raz na firmę) uruchomić bezpłatny okres próbny wskazanego planu (domyślnie 14 dni), w panelu lub przy rejestracji. Po jego zakończeniu bez płatności konto wraca do planu darmowego (Basic), dane zostają, a limity niższe niż bieżące wykorzystanie blokują tylko dalszy wzrost.
11. Operator może przypisać wybranemu Klientowi plan, który nie jest częścią oferty publicznej (np. bez limitów i bez automatycznych należności albo z ceną indywidualną). Przypisanie następuje na podstawie odrębnego uzgodnienia z Klientem.

Marka Klienta

1. Dostosowanie marki konta firmy (nazwa wyświetlana, kolor, logo, ikona aplikacji, stopka i adres odpowiedzi w wiadomościach) jest bezpłatne we wszystkich planach, także w planie darmowym.
2. Klient oświadcza, że ma prawa do przekazanych znaków, logo i nazw, i odpowiada za ich legalność. Operator może usunąć markę naruszającą prawo lub prawa osób trzecich.

Rozliczenia

1. Za plan płatny i Dodatki Operator wystawia Należność za każdy Okres rozliczeniowy, z wyprzedzeniem około 7 dni przed jego końcem. Należność i szczegóły płatności są widoczne w panelu Klienta.
2. Płatność następuje przelewem tradycyjnym na rachunek wskazany w Należności. Termin płatności wynosi 7 dni od wystawienia, o ile Należność nie wskazuje inaczej. W tytule przelewu należy podać numer Należności.
3. Wpłata jest zaksięgowana po jej potwierdzeniu przez Operatora. Operator może wykorzystać także inne metody płatności, gdy zostaną udostępnione w panelu.
4. Zmiana planu obowiązuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego; w trakcie bieżącego okresu nie naliczamy dopłat ani zwrotów. Zmiana okresu rozliczeniowego (miesiąc/rok) wymaga wyboru planu o tym samym okresie.
5. Przed terminem płatności i po jego upływie Operator wysyła na adres rozliczeniowy Klienta przypomnienia e-mail, w tym ostrzeżenie o zbliżającym się ograniczeniu usługi oraz potwierdzenie zaksięgowania wpłaty.
6. Ceny podawane w katalogu planów, w ofercie i w Należnościach są cenami netto (bez podatku VAT), w walucie wskazanej przy planie. Podatek VAT jest doliczany zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumenty księgowe są wystawiane zgodnie z przepisami; usługa nie ma jeszcze automatycznej integracji fakturowej, więc faktury Operator wystawia osobno.

Ograniczenie usługi po zaległości

1. Jeżeli Należność nie zostanie opłacona w terminie, Klient zachowuje pełny dostęp przez 14 dni po terminie. W tym czasie wysyłamy przypomnienia.
2. Po upływie tego czasu Operator ogranicza usługę: wyłącza portal dla Użytkowników końcowych i dostęp do funkcji poza opłacaniem Należności oraz pobraniem danych. Klient nadal może opłacić Należność w panelu.
3. Ograniczenie nie powoduje usunięcia danych. Po zaksięgowaniu wpłaty usługa jest wznawiana, bez utraty zgłoszeń i konfiguracji.
4. W czasie ograniczenia wiadomości przychodzące na skrzynki podłączone do konta są zapisywane i nie giną; zgłoszenia powstają z nich po wznowieniu usługi.
5. Operator może ograniczyć usługę niezwłocznie także wtedy, gdy korzystanie z niej zagraża bezpieczeństwu platformy albo narusza prawo lub regulamin; o przyczynie informuje Klienta, o ile prawo na to pozwala.
6. Operator może zawiesić nieaktywne konto bezpłatne (plan Basic), w którym przez 365 dni nikt się nie logował i nie przyszły zgłoszenia, po uprzednim powiadomieniu e-mail (odpowiednio 30 i 7 dni przed zawieszeniem). Zawieszenie następuje najwcześniej po ostatnim ostrzeżeniu, nie wcześniej niż 7 dni po nim, więc konto nieaktywne od dawna najpierw dostaje ostrzeżenie. Zawieszenie nie usuwa danych, a Właściciel wznawia konto jednym kliknięciem z wiadomości. Dane Operator usuwa wyłącznie ręcznie i z powodem, zgodnie z zasadami przechowywania danych w sekcji o rozwiązaniu umowy.

Anulowanie, rozwiązanie umowy i dane po zakończeniu

1. Klient może w każdej chwili anulować plan płatny w panelu. Anulowanie działa z końcem opłaconego Okresu rozliczeniowego: do tego dnia Klient korzysta z planu w pełnym zakresie, a kolejne Należności nie są wystawiane. Za niewykorzystaną część opłaconego okresu nie zwracamy środków.
2. Klient może zrezygnować z usługi w całości (także z planu darmowego), wysyłając wiadomość na adres kontakt@devback.it z adresu Właściciela.
3. Operator może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez wypowiedzenia, gdy Klient rażąco narusza regulamin, w szczególności sekcję „Obowiązki Klienta i zakazane użycie”.
4. Do dnia zakończenia umowy (oraz w ciągu 30 dni po niej) Klient może zażądać eksportu swoich danych. Operator udostępni je w formacie nadającym się do dalszego użycia (np. CSV z załącznikami) w rozsądnym terminie.
5. Po rozwiązaniu umowy Operator przechowuje Dane Klienta przez 30 dni, a następnie trwale je usuwa wraz z bazą danych i plikami konta. Dane niezbędne do rozliczeń i obrony roszczeń mogą być przechowywane dłużej, w zakresie wynikającym z przepisów.

Dostępność i prace serwisowe

1. Operator dokłada należytej staranności, aby usługa działała nieprzerwanie, ale nie gwarantuje określonego poziomu dostępności (SLA), chyba że opis wybranego planu stanowi inaczej.
2. Prace serwisowe i aktualizacje mogą powodować krótkie przerwy. Planowane przerwy dłuższe niż godzinę zapowiadamy w panelu lub e-mailem z rozsądnym wyprzedzeniem.
3. Operator nie odpowiada za przerwy wynikające z awarii dostawców usług internetowych, poczty klienta, siły wyższej ani z działań Klienta.

Obowiązki Klienta i zakazane użycie

1. Klient korzysta z usługi zgodnie z prawem, regulaminem i jej przeznaczeniem oraz zapewnia, że ma podstawę prawną do przetwarzania danych, które do niej wprowadza.
2. Zabronione jest w szczególności: wysyłanie niezamówionych wiadomości masowych (spamu); przechowywanie i rozpowszechnianie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich lub złośliwego oprogramowania; próby obejścia limitów, zabezpieczeń albo izolacji kont; zakłócanie działania platformy (w tym nadmierne obciążanie jej automatami); udostępnianie dostępu do konta osobom nieuprawnionym; odsprzedaż usługi bez zgody Operatora.
3. Klient nie powinien wprowadzać do usługi danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach, chyba że jest to niezbędne i ma ku temu podstawę prawną; w takim przypadku ponosi odpowiedzialność za ich przetwarzanie.
4. Klient odpowiada za treści i działania swoich Konsultantów oraz za informowanie Użytkowników końcowych o przetwarzaniu ich danych w BOK.

Dane osobowe

1. W odniesieniu do danych Użytkowników końcowych i zgłoszeń wprowadzonych do konta firmy Klient jest administratorem, a Operator podmiotem przetwarzającym. Zasady określa umowa powierzenia przetwarzania danych w załączniku nr 1, która wchodzi w życie wraz z umową o korzystanie z usługi.
2. Dane Właściciela i osób kontaktowych Klienta, które Operator przetwarza dla własnych celów (rejestracja, rozliczenia, bezpieczeństwo), opisuje polityka prywatności.
3. Operator nie ma wglądu w treść zgłoszeń Klienta w zwykłej obsłudze; dostęp do niej możliwy jest tylko na polecenie Klienta lub w zakresie niezbędnym do usunięcia awarii, na zasadach umowy powierzenia.

Odpowiedzialność

1. Odpowiedzialność Operatora wobec Klienta jest ograniczona do rzeczywistej szkody i nie obejmuje utraconych korzyści, a jej łączna wysokość nie przekroczy kwoty opłat zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
2. W planie darmowym usługa jest świadczona w stanie, w jakim jest, a odpowiedzialność Operatora ogranicza się do szkody wyrządzonej umyślnie.
3. Operator nie odpowiada za treść Danych Klienta ani za skutki ich wykorzystania przez Klienta, a także za utratę danych spowodowaną działaniem Klienta (np. usunięciem zgłoszeń).
4. Klient odpowiada wobec Operatora za szkody wynikające z naruszenia zakazów określonych w regulaminie.

Reklamacje i kontakt

1. Reklamacje dotyczące działania usługi i rozliczeń można zgłaszać przez formularz kontaktowy, e-mailem na adres kontakt@devback.it lub telefonicznie: +48 512 333 485.
2. Reklamacja powinna zawierać adres BOK, opis problemu i dane kontaktowe. Operator odpowiada na nią w ciągu 14 dni od otrzymania; jeśli potrzebuje więcej czasu, informuje o tym i podaje przewidywany termin.
3. Pytania o dane osobowe można kierować na ten sam adres e-mail.

Zmiany regulaminu

1. Operator może zmienić regulamin z ważnych powodów, w szczególności z powodu zmiany przepisów, zakresu usługi, zasad bezpieczeństwa lub sposobu rozliczeń.
2. O zmianie Operator informuje Klientów e-mailem na adres Właściciela z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, a nowa wersja jest dostępna pod stałym adresem regulaminu. Każda wersja ma numer i datę.
3. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed ich wejściem w życie zrezygnować z usługi; nieskorzystanie z tej możliwości oznacza zgodę na nowe brzmienie. Zmiany nie wpływają na opłacony już Okres rozliczeniowy, o ile nie wynikają z przepisów prawa.
4. Przy zakładaniu konta zapisujemy numer wersji regulaminu zaakceptowanej przez Właściciela i czas akceptacji.

Postanowienia końcowe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
2. Spory wynikające z umowy rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.
3. Jeżeli jakieś postanowienie regulaminu okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy.
4. Regulamin wchodzi w życie w dniu opublikowania wersji wskazanej na początku dokumentu.

Zobacz także: Polityka prywatności.